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Orientações sobre o serviço de Coffee Break:
Está previsto no contrato, firmado entre a Universidade de Brasília e ISM Gomes de Mattos Eireli, o serviço de coffee break. Os Decanatos de Administração (DAF) e de Assuntos Comunitários (DAC) divulgam instruções básicas para solicitações deste para eventos institucionais.
Os eventos institucionais são aqueles voltados às atividades fim da Universidade, promovidos exclusivamente com finalidade pública, tais como: Semana Universitária, treinamentos, workshops, seminários, fóruns, simpósios, homenagens, premiações, e eventos afins.
Sob o ponto de vista da conformidade legal, nos serviços de fornecimento de coffee break a serem prestados às diversas unidades da Instituição, por demanda, devem ser observados os princípios básicos que regem as contratações públicas, incluindo a vinculação às condições estabelecidas no contrato.
São ofertados os seguintes Coffee Break:
Restaurante Universitário – Coffee Break
Refeição | Valor | Detalhamento do serviço |
Coffee Break tipo 1 (Kit lanche) | R$ 31,24 |
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Coffee Break tipo 2 | R$ 36,66 |
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Coffee Break tipo 3 (Empratados) | R$ 47,34 |
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Coffee Break tipo 4 (Refeição) | R$ 55,89 |
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As solicitações de serviços de coffee break devem ser regidas pelos princípios correlatos da finalidade, razoabilidade e economicidade, traduzidos pelo uso racional dos recursos públicos. Dessa forma, recomenda-se que a previsão de tais serviços, esteja vinculada a eventos com duração superior a 3 horas, em que se justifica propiciar um intervalo aos participantes, sem necessidade de deslocamento para acesso a suporte de alimentação.
Com o intuito de permitir um julgamento objetivo da pertinência da demanda e dar celeridade aos processos de fornecimento de coffee break, as solicitações deverão ser formalizadas com, no mínimo, 20 dias de antecedência, obedecendo ao seguinte fluxo:
1 – A unidade demandante deverá solicitar proposta de preços à empresa contratada por meio do e-mail coffeebreak@ism.ind.br, devendo constar na solicitação o nome do servidor responsável, data, local e horário do serviço, quantitativo de usuários e tipo de coffee break.
1.1 – A unidade demandante receberá um formulário para indicar as preparações escolhidas para o tipo de coffee break em questão, que deverá ser preenchido e reencaminhado por e-mail à contratada.
1.2 – A previsão para resposta da empresa será de 3 (três) dias úteis após o envio.
2 – Após o recebimento da proposta de preço, a unidade demandante deverá abrir processo no SEI e encaminhar para a Diretoria de Análise e Conformidade Processual do Decanato de Administração (DAF/DACP), incluindo documentação que comprove: nome do evento; organizadores; convite/folder; quantidade de pessoas; data, local e horário para prestação dos serviços; justificativa que evidencie a necessidade do atendimento da demanda, vinculada ao interesse público e a sua conexão com os objetivos finalísticos da Instituição; dotação orçamentária para a emissão do empenho.
3 – Depois de analisada a solicitação e emitido o empenho, a unidade demandante deverá encaminhar o processo à DRU/DAC, com antecedência mínima de 7 (sete) dias úteis, confirmando a solicitação do serviço e a realização do evento.
3.1 – A DRU/DAC formalizará a demanda a empresa contratada.
3.2 – A empresa contratada emitirá um termo de recebimento, confirmando o serviço contratado, com a descrição de todos os dados referentes a ele e que será anexado ao processo SEI.
4 – O serviço contratado poderá ser cancelado até 2 (dois) dias úteis antes da data marcada, no mesmo processo SEI da solicitação. O descumprimento desse prazo implicará a cobrança do valor integral acordado.
5 – Após a finalização do evento, a unidade demandante deverá encaminhar a Nota Fiscal devidamente atestada e o formulário de satisfação do serviço, no mesmo processo de origem, para realização do pagamento do serviço prestado e posterior baixa e conclusão do processo.
Ao longo do processo descrito acima, os casos omissos deverão ser tratados diretamente com a Diretoria do Restaurante Universitário.
Desde já, os Decanatos de Administração e de Assuntos Comunitários agradecem a compreensão das unidades acadêmicas e administrativas e colocam-se à disposição para dirimir eventuais dúvidas no âmbito de suas respectivas competências.